Systemen.

Het menselijk brein is een prachtig apparaat, het bedenk ontzettend mooie ideeën, onderzoekt antwoorden op de meest complexe problemen, en blijft ons telkens verrassen met zijn mogelijkheden. Maar helaas heeft het brein één gebrek waar wij in het dagelijks leven tegenaan lopen. Het brein is vergeetachtig, door de vele dingen die dagelijks onze aandacht vragen kan het brein gedesoriënteerd raken en belangrijke, of minder belangrijke, dingen vergeten. Hoe vaak overkomt het je dat iemand je wat vraagt en dat je later, vol schaamte, moet vertellen dat je het helaas bent vergeten? Mij overkwam dit regelmatig. Ik vergeet veel, en vaak. Doordat ik vaak druk ben in mijn hoofd raak ik regelmatig de draad kwijt. Daarom heb ik besloten om niet langer te vertrouwen op mijn brein maar te vertrouwen op de juiste systemen.

Door systemen op te zetten waar jij op kunt vertrouwen neem je een grote last van het brein af. Je geeft jezelf de mogelijkheid om daadwerkelijk rust te nemen. Doordat je gebruik maakt van een te vertrouwen systeem hoef je niet altijd te onthouden wat er gedaan moet worden, wanneer je moet werken of waar je nog heen moet. Het staat allemaal in je systeem, jij krijgt dus aan het eind van de dag écht even dat rustmomentje dat je zo erg verdiend hebt.

Het opzetten van een betrouwbaar systeem kost veel tijd en energie, ook is het een proces van vallen en opstaan. Voor iedereen werken andere systemen daarom zal je er zelf achter moeten komen wat voor jou werkt, maar vooral ook wat niet werkt. Op deze manier ontstaat er voor jou, stapsgewijs, een werkend systeem. Jouw systeem is jouw tool om je tijd en aandacht te sturen naar wat voor jou belangrijk is. Door de jaren heen verander je, je krijgt andere interesses en verantwoordelijkheden, dit betekent dat jij ook steeds andere dingen vraagt van jouw systeem, hierom is het dus verstandig om te zorgen dat jouw systeem adaptief is naar jouw wensen. Door kritisch te blijven naar de effectiviteit van het systeem, en hier steeds de nodige aanpassingen aan doet, houd je mes scherp.

Zelf heb ik mijn systeem opgebouwd in enkele fasen,

Fase 1.

De losse dagen.

In mijn agenda zet ik de losse dagbestedingen direct op de dag dat het gedaan moet worden. Dit zijn dingen als: helpen verhuizen, verjaardagen, deadlines en wanneer ik moet werken. Hierdoor hoef je deze momenten niet te onthouden en staan ze allemaal op één plek, als je wil weten of je komende tijd een dag vrij hebt, kun je dit hier direct vinden.

Fase 2.

De week planning.

Op zondag avond kijk ik naar de komende week. Ik bepaal één dag om terug bij mijzelf te komen, dit is vaak zondag. Ik plan mijn sportschool momenten, geef mijzelf een moment voor persoonlijke relaties en zorg dat ik voorbereidende taken uitvoer op grote projecten in de toekomst. In fase 2 Focus ik op de taken die ik moet nemen die voor mij belangrijk zijn. Ik pas Habit 3 van het boek “7 habits of highly effective people” toe.

Fase 3.

Dagplanning.

Elke avond pak ik mijn agenda erbij en kijk ik naar morgen, ik kan de aantekeningen van Fase 1 en 2 zien, hierdoor weet ik wat er morgen gedaan moet worden en bouw hier een dagplanning omheen. Hier plan ik ook meteen mijn slaapschema voor morgen. Ik houd rekening met het gevaar van overplanning, het fenomeen waarin je meer plant dan mogelijk is, hierdoor zal je je planning niet waar maken, dit heeft een demotiverende werking. Ik geef mijzelf dus tijd en mogelijkheden om te eten, ontspannen en ongeplande tijd voor urgente en/of onverwachte zaken. Een té strakke dagplanning kan vervelend zijn, té is immers nooit goed.

Dit zijn de 3 fasen die ik gebruik om mijn planning te maken, maar hier gaat nog het een en ander aan vooraf. Hoe bepaal je wat er op de planning moet komen, Hiervoor heb ik een systeem dat voor mij goed werkt. Aan mijn 2e beeldscherm, waar ik tegenwoordig veel tijd doorbreng omdat ik les heb vanuit huis, heb ik 4 verschillend gekleurde Post-its hangen, met de teksten: huishoudelijk, School, Werk/Klussen en Overig. Hier naast ligt een stapeltje post-its met dezelfde kleuren en een Marker, al komt er iets op of ik bedenk iets dat gedaan moet worden, dan pak ik de Post-it met de kleur van het desbetreffende onderwerp en schrijf hierop wat er gedaan moet worden. Vervolgens komt deze post-it op de To-Do stapel. De grootte van de stapel geeft mij aan hoeveel er nog gedaan moet worden. Vervolgens Deel ik de stapel op in de volgende Matrix. Deze matrix heb ik uit het Boek The 7 habits of highly effective people en werkt voor mij goed. het geeft mij duidelijkheid over te prioriteit van verschillende taken.

Mijn systeem is nog niet perfect en daarom blijf ik eraan werken. Voor mij is het erg belangrijk dat ik in mijn systemen vrijheid houd om te voorkomen dat ik mijzelf opgesloten voel en het hele systeem daardoor los zal laten vallen, Ik wil op donderdag avond gewoon met mijn vrienden wat leuks kunnen doen.

Wat ben jij vergeten?